Em alguns casos, colaboradores precisam fazer viagens para reuniões com clientes, ou operações externas e precisam usar seu próprio cartão de crédito para pagar os custos gerados, pelas atividades de negócios realizadas.
Estes pagamentos realizados pelos colaboradores precisam ser reembolsados pelas empresas, um processo conhecido como reembolso de despesas.
Veja aqui um guia definitivo para resolver o problema de reembolso de despesas na sua empresa!
1 – Crie uma política formal de reembolso de despesas
Determine uma forma fácil e clara para explicar toda a política de reembolso de despesas da empresa, e distribua e comunique internamente para todos os seus colaboraddores. Todos os detalhes importantes devem ser tratados e definidos, incluindo as despesas “elegíveis” de serem reembolsadas, as despesas que não são passíveis de reembolso (como cigarro e bebida alcólica por exemplo).
Se os colaboradores precisam de uma pré-aprovação de compra antes dos gastos, deixe bem alinhado, é fundamental este alinhamento para ambos os lados (colaborador e empresa).
Outro ponto importante, deixe um ponto de contato na empresa para tirar todas as dúvidas referente a política de viagens e reembolso dos colaboradores.
2 – Deixe claro o que é e o que não é reembolsável
Deixe claro as regras de despesas qualificadas para serem reembolsadas. Normalmente gastos com bebida alcólica e cigarro não são reembolsáveis, claro que existem empresas que oferecem algumas excessões como benefícios adicionais para o colaborador.
Mas em geral, estes ítens não são aceitos.
3 – Coloque este processo em um sistema
Automatize o reembolso de despesas usando uma plataforma de gestão de viagens, e deixe todos os recibos digitalizados, em nuvem, todo o rastreio de aprovação para futuras auditorias disponível e tenha relatórios poderosos para tomada de decisão.
Hoje existem plataformas muito baratas para poder fazer toda gestão de reembolso para toda sua empresa, integrando inclusive com o ERP e o “contas a pagar”.
4 – Cheque os recibos e notas fiscais
Valide de forma consistente os recibos de despesas, para garantir que não há fraudes ou desvios de política, sistemas modernos de gestão de reembolso possuem esta funcionalidade nativa.
É importante esta validação para eliminar fraudes e detectar gastos inconsistentes.
Reembolsos de quilometragem, recibos de táxi e Uber por exemplo, são muito fáceis de burlar.
5 – Reembolse os colaboradores em um período determinado
Permita que seus colaboradores saibam quando vão receber os reembolsos. Deixe claro e transparente todo a comunicação do workflow, de quando o dinheiro irá ser depositado e como será (através de depósito, junto com o salário, ou em espécie).
É possível eliminar muito atrito e frustração dos colaboradores, apenas alinhando a expectativa de quando os pagamentos serão realizados.
Em resumo, manter o processo simples, claro para todos os colaboradores, e digitalizado para ser gasto o mínimo possível de tempo no lançamento do reembolso pelo colaborador e o pagamento por parte do time financeiro, é fundamental para o sucesso do processo.